"Eine Software kann Missbrauch erschweren, nicht verhindern"
Viele nichtstaatliche Organisationen in armen Ländern wollen ihr Finanzmanagement verbessern. Das tun sie nicht nur auf Druck der Geber, sondern auch aus eigenem Interesse, erklärt Klaus Merckens. Er unterstützt EED-Partnerorganisationen im Kongo bei der Einführung von FUNDTRAC, einer Software für Buchhaltung und Projektmanagement. Merckens hat tropischen und subtropischen Pflanzenbau studiert, lange in Ägypten gelebt und besitzt Erfahrungen im Projektmanagement aus vielen afrikanischen Ländern. Seit 2004 ist er Geschäftsführer des Software-Unternehmens CIWI GmbH in Ulm, das FUNDTRAC entwickelt hat.
Gespräch mit Klaus Merckens
Sie haben im Juni Partnerorganisationen des EED im Kongo im Umgang mit dem Programm FUNDTRAC geschult. Brauchen die das, weil jeder Geber inzwischen detaillierte Abrechnungen verlangt?
Das ist die eine Seite. Ich habe 1994 mein erstes EU-Projekt beantragt; dafür habe ich einen einseitigen, lose bedruckten Vertrag bekommen und konnte den Gegenwert von 480.000 Euro ausgeben. Heute bekäme man ein mindestens 75-seitiges, eng bedrucktes Dokument mit tausend Bedingungen und Unterklauseln. Dieser Entwicklung passen sich die NGOs an. Die meisten finden aber berechtigt, dass sie gegenüber den Gebern abrechnen müssen. Die andere Seite ist, dass viele Partner - nicht nur des EED - selbst das Bedürfnis haben, einen Überblick über ihre Finanzlage zu bekommen. Es gibt natürlich NGOs, die das nur für die Geldgeber machen. Etwas solidere mit einer gewissen Größe kümmern sich aber in der Regel selbst um ein besseres Finanzmanagement, vor allem wenn sie erste Schritte zur wirtschaftlichen Eigenständigkeit gegangen sind. Zum Beispiel hat der EED-Partner in Kimpese, das liegt westlich von Kinshasa nahe der Küste, neben geförderten Projekten jetzt auch solche, die eigene Einnahmen bringen. Dazu gehören ein Vermarktungsbetrieb für landwirtschaftliche Produkte, ein Internet-Café und eine Mühle für Maniok, die kleine Gebühren erhebt. Der Direktor der NGO möchte nun den Geschäftsgang erfasst haben, damit er am Monatsende sieht, welcher Bereich etwas einbringt und wo er draufzahlt.
Warum ist dafür eine spezielle Software nötig? Welche Probleme werden damit gelöst?
Das Besondere an der Software ist, dass sie Finanzbuchhaltung und Projektmanagement verbindet. Das löst eine ganze Reihe von Problemen. Eine Buchhaltung ist für die Abrechnung von Projekten im Grunde ungeeignet. Erstens ist sie auf Kalender- oder Geschäftsjahre bezogen; daran halten sich die Projektlaufzeiten fast nie. Zweitens ist eine Buchhaltung auf eine Währung abgestimmt. Aber Organisationen im Kongo bekommen zum Beispiel Euro aus Deutschland, Dollar aus den USA und Franken aus der Schweiz und rechnen und zahlen selbst in kongolesischen Francs. Die Berichte an die Geldgeber müssen sie jedoch in deren jeweiliger Währung erstellen. Drittens sind die Sichtweisen der Buchhaltung und der Projektplanung ganz verschieden. Projekte werden zielorientiert geplant: Ich setze Mittel ein, um ein bestimmtes Ziel in einer bestimmten Zeit zu erreichen. In der Buchhaltung werden lediglich Finanzflüsse erfasst - was kommt rein, was geht raus - und bestimmten Sachkonten zugeordnet wie Personalkosten, Büromaterial, Fahrzeuge. Daraus kann man nicht entnehmen, welche Kosten für welches Projekt angefallen sind. Ein Seminar erzeugt zum Beispiel Ausgaben für Material, Personal oder Transport, die in der Buchhaltung auf verschiedenen Sachkonten erfasst werden. Um daraus die Gesamtkosten des Seminars zusammenzustellen, muss man Tricks anwenden. Wir haben erlebt, dass Organisationen zehn oder fünfzehn Sachkonten "Büromaterial" hatten und mit Buchstaben davor unterschieden, welches Material für welches Projekt verwendet wurde.
Das Problem ist, dass jeder Geber seinen Finanzbeitrag abgerechnet haben will?
Das kommt hinzu. Eine NGO kann ein Projekt durchführen, das sagen wir zu 20 Prozent der EED finanziert, zu 30 Prozent die deutsche GTZ und zur Hälfte die US-amerikanische Entwicklungsagentur USAID. Alle haben eigene Vorgaben für die Abrechnung. Die NGO folgt ihrer eigenen Ausgabengliederung. Daraus drei verschiedene Finanzberichte für die Geber zu generieren, ist für eine Buchhaltung unmöglich. Zudem sind manche Investitionen kaum zuzuordnen. So werden Tische für einen Konferenzraum einmal bezahlt, stehen aber zehn Jahre dort und werden für Hunderte von Seminaren benutzt. Durch die Verknüpfung mit der Projektplanung können wir anteilige Tischkosten verschiedenen Gebern zuordnen.
Wie äußern sich die EED-Partnerorganisationen zum Nutzen des Programms?
Grundsätzlich anerkennend. Das Programm spart ihnen Aufwand für die Berichte und erleichtert die Planung. Manche finden es sehr komplex. Das Hauptproblem ist aber, dass ein hoher Bedarf an Schulung entsteht und solche Ausgaben für die Verbesserung der Verwaltungsprozesse vielen Organisationen noch wehtun. Sie kosten Geld, das dann fehlt, um Saatgut oder Medikamente einzukaufen.
Welche Vorkenntnisse benötigt man?
Nötig sind Vorkenntnisse sowohl in Projektmanagement als auch in Buchhaltung. Die fehlen im Kongo oft. Deshalb fangen wir meist damit an, dass wir zusammen mit den Mitarbeitenden die Defizite feststellen und Schulungen anbieten. Erst danach installieren wir Software. Einige Schulungen führen wir durch, andere unsere Partnerunternehmen in Südafrika und Kamerun.
Gibt es für das Programm ausreichend leistungsfähige Computer?
Ja. Da gibt es zwar Probleme. Dem EED-Partner in Kimpese haben wir vor Kurzem einen Server mitgenommen, der für deutsche Verhältnisse einfach ist, aber drei extra Lüfter hat und die Festplatten dreifach, weil zwei vielleicht kaputt gehen. So etwas ist dort nicht zu kriegen. Aber professionelle Organisationen, die auf Datenverarbeitung angewiesen sind, arbeiten entweder mit in Europa gekauften Laptops oder mit für dortige Verhältnisse teuren Markengeräten, wo allerdings nicht die Originaltechnik drinsteckt. Ausgemusterte Geräte aus Europa habe ich bei keiner EED-Partnerorganisation gefunden.
Wie sieht es mit der Stromversorgung aus?
Strom gibt es im Kongo erstaunlicherweise in vielen abgelegenen Gebieten - wenn auch nicht überall. Er fällt oft aus, aber dafür hat man ein Gerät, das Pausen überbrückt und Spitzen rausfiltert. Was mehr Aufwand verursacht, ist der Mangel an Kommunikationstechnik. In Kimpese zum Beispiel gibt es nur Mobilfunk - kein Internet und keine E-Mail. Dem Leiter der Organisation dort war Internet-Zugang ein großes Anliegen. Wir haben ihm dann eine Satellitenschüssel installiert. Damit hat er ein Internet-Café eröffnet, das der absolute Renner ist; die Einnahmen decken die Hälfte seiner Internet-Kosten.
Eine Software gibt auch eine Organisationskultur vor, sie erfordert die disziplinierte Befolgung festgelegter Verfahren. Passt das zu den Partnerorganisationen?
Ja. Manche übertreiben das sogar, zum Beispiel mit einer viel zu detaillierten Projektplanung.
Trägt das Programm auch dazu bei, Korruption und die Abzweigung von Mitteln zu erschweren?
In gewissem Maße. Das Programm verlangt für jede Buchung einen Beleg, der eingescannt und der Buchung beigefügt wird, so dass jeder immer einsehen kann, worauf eine Buchung beruht. Das dämmt die Versuchung ein, Geld ohne Nachweis auszugeben. Belegpflicht ist wichtig für Transparenz. Unser erster Ansatzpunkt ist immer, dass ich mit den Mitarbeitenden die Bankauszüge ansehe. Da sieht man Abhebungen. Das Geld, sage ich dann, ist jetzt in der Kasse. "Nein", heißt es darauf etwa, "das hat der Projektleiter in der Hosentasche." Dann sage ich, das ist egal, für die Buchhaltung ist das die Kasse. Wann hat also der Projektleiter die Hosentasche geleert und welche Belege hat er dafür gebracht? Wenn keine da sind, sage ich, das nächste Mal muss ein Beleg her. Das verändert langsam die Organisationsstruktur. Doch eine Garantie gegen Missbrauch kann kein Programm liefern. Egal ob Sie Geldflüsse in einem Buch oder einem Programm aufzeichnen - mit krimineller Energie kann man das manipulieren. Man kann zum Beispiel Belege fälschen oder mit einem falschen Wechselkurs umrechnen.
Und wenn Unregelmäßigkeiten nicht auf kriminelle Energie zurückgehen, sondern auf Improvisation - etwa wenn jemand mit dem Dienstauto einen Verwandten ins Krankenhaus fährt? Gibt es so etwas?
Sicher, ständig. Dann sage ich: Mach einen Eigenbeleg, schreib auf: Ich habe Ahmed ins Krankenhaus gefahren, das hat 2 Euro Benzin gekostet. Das ist nicht schlechter als viele andere Belege, die man im Kongo bekommt. Entscheidend ist, dass man es dokumentiert und nicht drei Wochen später kommt und sagt, ich habe irgendwo Geld ausgegeben. Ein ähnliches Problem ist, dass zwischen Projekten umgeschichtet wird, wenn der eine Geber mal früher zahlt und der andere später. Eine Software bedeutet nicht, dass man das nicht mehr tun kann, sondern man ist gezwungen, es zu dokumentieren und hinterher zurückzubuchen. Man kann nicht wie bei Tabellen einfach löschen und etwas anderes einfügen.
Wie groß sind die Organisationen, mit denen Sie im Kongo arbeiten?
Eher größer. Sechs Partner des EED setzen die Software ein, insgesamt zehn haben sie gekauft. Sie haben im Durchschnitt ein Jahresbudget von 400.000 bis 500.000 US-Dollar. Eine NGO im Südkongo, in Lubumbashi, macht Demokratieförderung in einem Gebiet, das fast so groß ist wie Deutschland. Dort hat die Einführung der Software besonders gut geklappt.
Wahrscheinlich haben diese NGOs dann ein besseres Finanzmanagement als die staatlichen Behörden, oder?
Die in Lubumbashi mit Sicherheit. Manche Partnerorganisationen sind beispielgebend auch für staatliche Strukturen. Der Kongo ist ein Land im Umbruch, NGOs können hier so viel anstoßen wie sonst selten.
Heißt das jemand von der Lokalverwaltung kommt zu den NGOs und fragt, wie sie mit Verwaltungsfragen umgehen?
Ja. Die Kontakte zum Beispiel der NGO in Lubumbashi zu lokalen Behörden sind eng. Die Organisation will nicht ihr eigenes Süppchen kochen, sondern erfüllt alle staatlichen Auflagen und berichtet über ihre Tätigkeit. Umgekehrt wird ihr Direktor in staatliche Beratungsgremien berufen und kann vielleicht an der einen oder anderen Stelle beitragen, die öffentliche Hand zu verbessern.
aus: der überblick 04/2006, Seite 90
AUTOR(EN):
Die Fragen stellte Bernd Ludermann.